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En general conviene tener en cuenta que tanto la inmediatez como la ausencia de un lenguaje corporal que acompañe a los mensajes hace queen ocasiones sea mejor abstenerse de su uso. Por ejemplo, si tratamos temas delicados (críticas, quejas respecto a la conducta de compañeros o subordinados...) es mejor hacerlo en persona, evitaremos malentendidos y podremos abordar estos problemas con el tacto que se requiera.

Del mismo modo, si la información que tratamos de trasladar es un tanto compleja siempre es mejor el teléfono o una reunión (aunque no estoy tan seguro de esta segunda opción :)) para aclarar todos los detalles.

Una vez salvados estos inconvenientes de partida, es el momento de decidir qué escribimos y cómo lo hacemos.

  • Si tenemos la más mínima intención de que nos lean, esrequisito indispensable que el mensaje tenga un asunto; a ser posible descriptivo, pero claro y conciso. Por ello es obligatorio limitar a un tema cada mensaje.
  • El saludo inicial ha de traducir el estilo de todo el texto, ha de ser correcto y educado e incluir, si lo conocemos, el nombre del destinatario. Y es siempre preferible pecar por exceso de cortesía que por defecto.
  • La despedida ha de estar exactamente en la misma línea que el saludo e incluir una firma con los datos más relevantes del emisor (nombre, teléfono, empresa, puesto, web).
  • Y en el texto, las mismas recomendaciones que para cualquier otro escrito: cuidar la puntuación, la ortografía(las tildes siguen siendo gratuitas, incluso en Twitter que no cuentan como caracteres) y el estilo. Apostar por la concisión, evitar acrónimos y palabras en mayúsculas y en mensajes profesionales -salvo que se tenga cierta confianza con nuestro interlocutor- prescindir de los emoticonos.
  • Si se envía el mensaje a muchas personas es mejor incluirlas como copia oculta (CCO) y enviar el correo a la dirección propia.
  • Dependiendo del programa que utilicemos, existe laposibilidad de confirmar la entrega y solicitar una confirmación de lectura. Herramienta utilísima para realizar seguimientos posteriores y saber en todo momento si nuestro interlocutor ha recibido y leído el correo.

Por lo ya comentado, y contrariamente a lo que solemos hacer, es conveniente dejar reposar el escrito, sobretodo si este contiene información sensible, números, datos técnicos... para volver sobre él con posterioridad con otros ojos y detectar posibles errores o incongruencias.

Y por último, jamás utilizar el correo electrónico para continuar una discusión o responder a lo que consideramos una provocación, falta de educación... Es siempre peferible contar hasta 10 y volver al párrafo anterior.

Seguro que tras una segunda lectura, las mismas palabras -tanto las de nuestro supuesto ofensor como las de nuestro correo, afortunadamente no enviado- tienen ahora un significado nuevo.

Porque al final -parafraseando a Shakespeare- siempre seremos esclavos de nuestras palabras.